Ik gebruik bij voorkeur e-mail vanwege de snelheid en het gebruiksgemak.
Bepaalde ambtenaren en bepaalde onderwerpen vereisen het gebruik van een brief maar met de hulp van een scanner laat zelfs een brief zich via e-mail verzenden.
Ik erken drie groepen van ambtenaren:
- de groep die hoe dan ook bij brief en post zweert, nooit op e-mail reageert, en zich niets aantrekt van het feit dat die werkwijze "hun klant" termijnen laat missen en belet adequaat op een situatie in te spelen
- de groep die wel op e-mail reageert, beknopte informatie via e-mail bezorgt maar toch de officiële mededelingen per post verstuurd
- de (groeiende) groep die maximaal e-mail gebruikt, die waar ze het nodig achten hun antwoord in de vorm van een brief in bijlage aan een e-mail sturen, die enkel als een document ook echt op papier moet afgeleverd en/of terug gestuurd worden de post gebruiken
Ik heb spijtig genoeg op belangrijke momenten met de eerst twee groepen te maken gehad.
Als Belgische burgers, die we ondanks dat we in het buitenland wonen toch nog zijn, hebben we een aantal dossiers bij de overheid die via het internet kunnen ingekeken worden, als je over de juiste middelen beschikt om in te loggen althans en dat is voor Belgen in het buitenland niet vanzelfsprekend.
Gezien we sinds januari pensioen ontvangen en dus ook terug belastingplichtig zijn en omdat voor de belastingen een elektronische aangifte alsmaar meer de norm lijkt te worden besloot ik uit te zoeken hoe we toch van deze mogelijkheden zouden kunnen gebruik gaan maken.
Een aantal diensten en documenten zijn belangrijk om aan de nodige voorwaarden te kunnen voldoen, een overzichtje.
Een aantal diensten en documenten zijn belangrijk om aan de nodige voorwaarden te kunnen voldoen, een overzichtje.
Is een databank die naar mijn ervaring perfect werkt, toen Phan in 2001 mijn familienaam aannam en we dit bij de gemeente lieten registreren werden automatisch alle overheden en diensten hiervan op de hoogte gesteld, een nieuwe SIS kaart werd aangemaakt en toegestuurd.
Het volgen van de juiste procedures (uitschrijving met Model 8 en inschrijving op de ambassade in Bangkok) bij onze verhuis naar Thailand maakte dat het rijksregister up to date bleef ... alhoewel hierover dezer dagen even twijfel ontstond maar dat komt later aan bod.
SIS kaart
Is een sociale identiteitskaart met o.a. informatie over je situatie i.v.m. ziekteverzekering en ziekenfonds.
Gezien de perikelen om terug SIS kaarten te bekomen en later om ze actief te houden (herlees de berichten met label "ziekteverzekering" en "pensioen") heb ik ze naar mijn zus gestuurd om ze bij het ziekenfonds te laten updaten en te vragen ons een print van de opgeslagen informatie te bezorgen.
Ik wil zeker zijn de SIS kaarten te kunnen gebruiken tijdens onze vakantie in België.
KSZ
De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid reikt de SIS kaarten uit en vormt de link tussen diverse sociale diensten als ziekteverzekering, pensioen, werkloosheidsvergoeding, ... ook deze dienst komt later nog terug aan bod.
Token
Een token is een kaartje met persoonlijke codes die je kan gebruiken om toegang te krijgen tot je online dossiers, en hier begint mijn verhaal.
In 2003 moet ik gedacht hebben dat het wel gemakkelijk zou zijn om mijn belastingaangifte online te doen en ik vroeg een token aan.
Uiteindelijk blijft die token ongebruikt omdat ik over het hoofd zag dat Phan als Thaise geen token kon krijgen.
Vorig jaar juni doe ik via het portaal een poging om mijn token terug te activeren en voor Phan een nieuwe aan te vragen. Ik ondervind hierbij de nodige moeilijkheden, ik ben natuurlijk mijn login en paswoord vergeten, en laat een bericht achter om naar een oplossing te vragen.
Drie weken later heb ik nog geen antwoord en ik stel de vraag via e-mail.
Ik krijg van Fedict een antwoord, eigenlijk gewoon een herhaling van de informatie die op de website staat, en een dossiernummer.
Ik dring per e-mail aan op een verduidelijking en ze antwoorden dat het systeem een in het buitenland uitgereikte ID kaart niet erkend en dus geen token kan worden aangevraagd.
Ik vraag daaropvolgend of we dan wel de methode van een persoonlijk bezoek aan een registratiekantoor in België kunnen gebruiken.
Fedict laat weten dat dit voor ons de enige mogelijkheid is en dat hadden ze net zo goed meteen duidelijk kunnen maken.
Met een vakantie in september in het vooruitzicht neem ik contact met "een" Belgische gemeente die ook als registratiekantoor fungeert om te vragen of ik via hen een token kan aanvragen.
Enkele dagen later krijg ik antwoord dat het niet kan en ze geven hun communicatie met Fedict in bijlage.
Samenggevat ziet de gemeente ons adres niet in het rijksregister en ze vragen Fedict of dan wel een token kan afgeleverd worden.
Fedict antwoord met vermelding van het dossiernummer van vorig jaar dat wij toen nog in het rijksregister stonden en nu niet meer en geeft de gemeente de raad ons in de richting van een eID te sturen.
Met die informatie neem ik terug contact met Fedict en vraag me te verklaren wat er wijzigde in onze situatie dat zou maken dat wij niet langer een adres in het rijksregister hebben.
Als antwoord krijg ik dat we zijn uitgeschreven en weer komt een opmerking in de richting van een eID.
Ik stuur een e-mail naar de ambassade met het verhaal en de vraag na te gaan of ons adres nog in het rijksregister staat.
Ik krijg prompt een "verbaasd" antwoord en een blijken van "onbegrip" over wat men ons vertelde en de bevestiging dat alles in het rijksregister staat.
Ik stuur deze informatie naar Fedict en de bewuste gemeente en Fedict antwoord even later dat ze, via de KSZ toch een adres vonden.
Ze verklaren dat mijn adres niet meer voor hen zichtbaar was omdat ik reeds een token ontving.
Hoezo ik ontving reeds een token is mijn antwoord.
Volgende mail begint met een afdruk van mijn token van 2003 en de bevestiging dat we nu wel degelijk via de Belgische gemeente onze token kunnen aanvragen.
Wat mij betreft is hun uitleg echter nog niet goed genoeg.
Ik wijs hen erop dat het deze token is die ik noemde in mijn eerste contact in 2010.
Ik wijs hen erop dat, als ze me willen doen geloven dat dit de reden is dat ze mijn adres niet zagen, ze dan nog wel moeten verklaren waarom het adres van Phan niet meer zichtbaar was.
Het staat er niet maar in het volgende antwoord bespeur ik een oeps!!!
De toon is een stuk beleefder en vriendelijker en ze melden het probleem naar de tweedelijns support doorgestuurd te hebben en hopen ons snel een verklaring te kunnen bezorgen.
eID
Ik ben de poespas met de token al beu eer we hem hebben en neem opnieuw contact met de ambassade om naar de procedure en leveringstermijn van de eID's te vragen.
Ik verneem dat sinds dit jaar de ambassade eID's kan afleveren maar dat de activatie (voor gebruik op het internet) momenteel nog in België moet gebeuren.
Ik hoor ook dat sinds dit jaar Belgen in het buitenland een ID kaart moeten aanvragen en dat de oude door de ambassade afgeleverde kaarten geldig blijven.
De aanvraag van een eID kan via de post gebeuren en er is meestal meer dan een maand nodig om ze af te leveren. We besluiten de gok te wagen en verstuurden donderdag de aanvraag, foto's en de nodige Baht richting ambassade.
Mocht het onverhoopt niet lukken de eID's tijdig hier te hebben kunnen we in België alsnog tokens aanvragen maar ik hoop dat ons dat gespaard blijft.
Ik ben op de ambassade bij een (voor mij) nieuwe beambte terechtgekomen die me snel en accuraat de juiste inlichtingen bezorgde. Ik had van Fedict ons adres gekregen zoals het (nu toch) in het rijksregister staat.
Thailand was daar verfranst naar Thailande en alle plaatsnamen werden aan elkaar geschreven.
Ik meldde haar dat post met dat adres wel aankomt maar dat de verfransing "storend" overkomt.
Ze antwoord me dat zij wel degelijk Thailand leest in het rijksregister omdat hun systeem, afhankelijk van de taal van de gebruiker, sommige zaken aanpast.
Dat alles aan elkaar is geschreven heeft dan weer met plaatsgebrek in het systeem te maken en dat lijkt me een logische verklaring.
De Belgische Ambassade in Bangkok bevestigt dus weer maar eens dat snel, accuraat en elektronisch reageren ook voor ambtenaren niet onmogelijk is, mijn dank daarvoor.
SIS kaart
Is een sociale identiteitskaart met o.a. informatie over je situatie i.v.m. ziekteverzekering en ziekenfonds.
Gezien de perikelen om terug SIS kaarten te bekomen en later om ze actief te houden (herlees de berichten met label "ziekteverzekering" en "pensioen") heb ik ze naar mijn zus gestuurd om ze bij het ziekenfonds te laten updaten en te vragen ons een print van de opgeslagen informatie te bezorgen.
Ik wil zeker zijn de SIS kaarten te kunnen gebruiken tijdens onze vakantie in België.
KSZ
De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid reikt de SIS kaarten uit en vormt de link tussen diverse sociale diensten als ziekteverzekering, pensioen, werkloosheidsvergoeding, ... ook deze dienst komt later nog terug aan bod.
Token
Een token is een kaartje met persoonlijke codes die je kan gebruiken om toegang te krijgen tot je online dossiers, en hier begint mijn verhaal.
In 2003 moet ik gedacht hebben dat het wel gemakkelijk zou zijn om mijn belastingaangifte online te doen en ik vroeg een token aan.
Uiteindelijk blijft die token ongebruikt omdat ik over het hoofd zag dat Phan als Thaise geen token kon krijgen.
Vorig jaar juni doe ik via het portaal een poging om mijn token terug te activeren en voor Phan een nieuwe aan te vragen. Ik ondervind hierbij de nodige moeilijkheden, ik ben natuurlijk mijn login en paswoord vergeten, en laat een bericht achter om naar een oplossing te vragen.
Drie weken later heb ik nog geen antwoord en ik stel de vraag via e-mail.
Ik krijg van Fedict een antwoord, eigenlijk gewoon een herhaling van de informatie die op de website staat, en een dossiernummer.
Ik dring per e-mail aan op een verduidelijking en ze antwoorden dat het systeem een in het buitenland uitgereikte ID kaart niet erkend en dus geen token kan worden aangevraagd.
Ik vraag daaropvolgend of we dan wel de methode van een persoonlijk bezoek aan een registratiekantoor in België kunnen gebruiken.
Fedict laat weten dat dit voor ons de enige mogelijkheid is en dat hadden ze net zo goed meteen duidelijk kunnen maken.
Met een vakantie in september in het vooruitzicht neem ik contact met "een" Belgische gemeente die ook als registratiekantoor fungeert om te vragen of ik via hen een token kan aanvragen.
Enkele dagen later krijg ik antwoord dat het niet kan en ze geven hun communicatie met Fedict in bijlage.
Samenggevat ziet de gemeente ons adres niet in het rijksregister en ze vragen Fedict of dan wel een token kan afgeleverd worden.
Fedict antwoord met vermelding van het dossiernummer van vorig jaar dat wij toen nog in het rijksregister stonden en nu niet meer en geeft de gemeente de raad ons in de richting van een eID te sturen.
Met die informatie neem ik terug contact met Fedict en vraag me te verklaren wat er wijzigde in onze situatie dat zou maken dat wij niet langer een adres in het rijksregister hebben.
Als antwoord krijg ik dat we zijn uitgeschreven en weer komt een opmerking in de richting van een eID.
Ik stuur een e-mail naar de ambassade met het verhaal en de vraag na te gaan of ons adres nog in het rijksregister staat.
Ik krijg prompt een "verbaasd" antwoord en een blijken van "onbegrip" over wat men ons vertelde en de bevestiging dat alles in het rijksregister staat.
Ik stuur deze informatie naar Fedict en de bewuste gemeente en Fedict antwoord even later dat ze, via de KSZ toch een adres vonden.
Ze verklaren dat mijn adres niet meer voor hen zichtbaar was omdat ik reeds een token ontving.
Hoezo ik ontving reeds een token is mijn antwoord.
Volgende mail begint met een afdruk van mijn token van 2003 en de bevestiging dat we nu wel degelijk via de Belgische gemeente onze token kunnen aanvragen.
Wat mij betreft is hun uitleg echter nog niet goed genoeg.
Ik wijs hen erop dat het deze token is die ik noemde in mijn eerste contact in 2010.
Ik wijs hen erop dat, als ze me willen doen geloven dat dit de reden is dat ze mijn adres niet zagen, ze dan nog wel moeten verklaren waarom het adres van Phan niet meer zichtbaar was.
Het staat er niet maar in het volgende antwoord bespeur ik een oeps!!!
De toon is een stuk beleefder en vriendelijker en ze melden het probleem naar de tweedelijns support doorgestuurd te hebben en hopen ons snel een verklaring te kunnen bezorgen.
eID
Ik ben de poespas met de token al beu eer we hem hebben en neem opnieuw contact met de ambassade om naar de procedure en leveringstermijn van de eID's te vragen.
Ik verneem dat sinds dit jaar de ambassade eID's kan afleveren maar dat de activatie (voor gebruik op het internet) momenteel nog in België moet gebeuren.
Ik hoor ook dat sinds dit jaar Belgen in het buitenland een ID kaart moeten aanvragen en dat de oude door de ambassade afgeleverde kaarten geldig blijven.
De aanvraag van een eID kan via de post gebeuren en er is meestal meer dan een maand nodig om ze af te leveren. We besluiten de gok te wagen en verstuurden donderdag de aanvraag, foto's en de nodige Baht richting ambassade.
Mocht het onverhoopt niet lukken de eID's tijdig hier te hebben kunnen we in België alsnog tokens aanvragen maar ik hoop dat ons dat gespaard blijft.
Ik ben op de ambassade bij een (voor mij) nieuwe beambte terechtgekomen die me snel en accuraat de juiste inlichtingen bezorgde. Ik had van Fedict ons adres gekregen zoals het (nu toch) in het rijksregister staat.
Thailand was daar verfranst naar Thailande en alle plaatsnamen werden aan elkaar geschreven.
Ik meldde haar dat post met dat adres wel aankomt maar dat de verfransing "storend" overkomt.
Ze antwoord me dat zij wel degelijk Thailand leest in het rijksregister omdat hun systeem, afhankelijk van de taal van de gebruiker, sommige zaken aanpast.
Dat alles aan elkaar is geschreven heeft dan weer met plaatsgebrek in het systeem te maken en dat lijkt me een logische verklaring.
De Belgische Ambassade in Bangkok bevestigt dus weer maar eens dat snel, accuraat en elektronisch reageren ook voor ambtenaren niet onmogelijk is, mijn dank daarvoor.
1 reacties:
Tja, soms lijkt het alsof de ambtenaar is uitgevonden het de burger zo moeilijk mogelijk te maken. En het erge is, het is een mondiaal verschijnsel. De namen zijn anders, de regels zijn anders, het gedrag is overal gelijk.
Een reactie plaatsen